営業の議事録をAIで作る｜社内用と顧客用を分ける理由【2026年版】
目次
商談が終わって会社に戻ると、まず議事録を書く。1件20分。1日に3件商談があれば、夕方の1時間はそれで消えます。
いまはAIに録音を渡せば、数分で要約が返ってきます。ところが、AIで議事録を作るようにした会社から「楽にはなったが、受注は変わらない」という声をよく聞きます。
原因の多くは、AIの精度ではありません。1本の要約で、社内用と顧客用の両方を済ませようとしていることです。この記事では、営業の議事録をAIで作るときに分けるべきもの、要約で消えやすい情報、作った議事録をどこに流すかを、当社の実測と失敗をもとにまとめます。
録音から議事録を作る操作そのもの（無料のGeminiでの手順）はスマホの録音から議事録を作る方法に書いたので、ここでは営業の議事録に絞ります。
この記事の要点
- 営業の議事録の目的は記録ではなく次の一手。会議の議事録と同じ型で作ると、読み返されない要約が積み上がる
- 議事録は社内用（次に何をするか）と顧客用（相手が社内で説明できるか）の2本に分ける。1本で兼ねると、どちらにも使えない
- AIの要約で消えやすいのは、顧客の言葉そのまま／保留や言いよどみ／決める人と時期の3つ。ここだけは要約させずに抜き出させる
- 議事録AIは会議ツール内蔵型・営業特化型・汎用の生成AIの3タイプ。CRMに何を残したいかで選ぶ
- 作った議事録は2回目の資料・顧客専用ページ・フォローに流して初めて受注に効く。当社は議事録作成を20分→1分（目安）にしたが、効いたのは流し先のほうだった
営業の議事録は「記録」ではなく「次の一手」のためにある
結論から書くと、営業の議事録がAIで楽になっても数字が動かないのは、会議の議事録と同じ型で作っているからです。
会議の議事録は「何が決まったか」を残せば役目を終えます。営業の議事録は違います。読むのは次の商談の前の自分、追いかけるときのマネージャー、そして相手の会社で上司に説明する担当者です。全員が知りたいのは「何が決まったか」より「次に何をすれば受注に近づくか」です。
| 会議の議事録 | 営業の議事録 | |
|---|---|---|
| 主な読み手 | 出席者 | 次の商談前の自分・上司・顧客の担当者 |
| 残すもの | 決定事項・宿題 | 顧客の言葉・詰まり所・次の一手 |
| 読まれる時期 | 会議の直後 | 2回目の前日、追いかけるとき、担当交代のとき |
| AIの要約だけで足りるか | 足りることが多い | 足りない（消える情報がある） |
Gartnerが2026年5月に公表した調査では、AIが「次に取るべき一手」を営業に示している組織は、商業的な成長を達成する確率が2.6倍でした（出典：Gartner 2026-05-20）。議事録を作るAIで止めず、次の一手まで出すところまでが営業の議事録です。
社内用と顧客用は別物｜1本の要約で両方を済ませない
営業の議事録は、社内用と顧客用の2本に分けて作ります。目的も、書いてよいことも違うからです。
社内用には「この案件は決裁者がまだ見えていない」「価格の話で表情が曇った」といった、こちらの見立てを書きます。これは相手に送れません。一方で顧客用は、相手の担当者が社内で上司に説明するための材料です。こちらの見立てではなく、相手が言ったことと、合意したことだけで作ります。
| 社内用 | 顧客用 | |
|---|---|---|
| 目的 | 次の一手を決める | 相手が社内で説明できるようにする |
| 書くこと | 見立て・懸念・受注までの残り | 相手の課題（相手の言葉で）・合意事項・次回までの宿題 |
| 書かないこと | ― | こちらの見立て・確度・社内の評価 |
| 渡す先 | CRM・上司・次回の準備 | お礼のメール・顧客専用ページ |
顧客用を分けた理由は、失注の典型にあります。担当者は納得したのに、上司を説得できずに止まる。前職で営業組織のAI化を統括していたとき、商談の内容を顧客専用のページにまとめて、担当者が上司にそのURLを渡すだけで伝わる形にしたところ、このパターンの失注が減りました。顧客用の議事録は、その材料の中心です。
当社の実測（目安）では、それぞれの作成時間は次のとおりです。
| 業務 | 手作業 | 当社の実測（自動化後・目安） |
|---|---|---|
| 商談1件の議事録作成（顧客向け） | 20分 | 1分 |
| 商談1件分のCRM入力（社内向けの情報共有） | 20分 | 1分 |
1本の要約で兼ねると、社内の見立てが顧客向けに混ざる事故を恐れて、結局どちらも人が書き直すことになります。最初から2本と決めておけば、AIへの指示も2つに分けられます。
AIの要約で消えやすい3つの情報
「AIの要約で十分ではないか」と思われるかもしれません。要約は、話の大筋をつかむには十分です。ただ、営業でいちばん大事な情報ほど、要約の過程で消えます。消えやすいのは次の3つです。
1. 顧客の言葉そのまま
「営業が提案書づくりで夜まで残っている」という相手の言い方は、要約すると「営業の業務負荷が課題」になります。意味は同じでも、2回目の提案で「夜まで残っている、とおっしゃっていた件ですが」と言えるかどうかで、相手の聞き方が変わります。
2. 保留や言いよどみ
「そこは社内で確認しないと…」「予算は、まあ…」といった歯切れの悪い返事は、要約では「確認事項あり」に丸められるか、消えます。ここに受注を止めているものが隠れていることが多いのに、です。
3. 決める人と時期
「部長にも見せたい」「来期の予算で」は、雑談の流れで出ることが多く、要約の主題から外れて落ちます。追いかける時期と相手を決める、いちばん大事な情報です。
この3つは、要約させずに「該当する発言をそのまま抜き出して」と別に指示します。要約と抜き出しを分けるだけで、議事録の使い道が変わります。
| 消えやすい情報 | 要約するとどうなるか | AIへの指示 |
|---|---|---|
| 顧客の言葉そのまま | 一般的な課題名に言い換わる | 課題に触れた発言を原文で抜き出す |
| 保留・言いよどみ | 「確認事項あり」に丸まる／消える | 即答しなかった質問と、その返答を並べる |
| 決める人と時期 | 主題から外れて落ちる | 人名・役職・時期に触れた発言をすべて抜き出す |
議事録AIの3タイプ｜CRMに何を残したいかで選ぶ
営業の議事録を作るAIは、大きく3タイプに分かれます。良し悪しではなく、CRMに何を、どこまで自動で残したいかで選びます。
| タイプ | 例 | 向いている会社 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 会議ツール内蔵型 | Google MeetのGeminiメモ、Zoomの要約機能 | まず無料に近い形で始めたい | 要約は会議向けの型。CRMへの転記は別途必要 |
| 営業特化型 | amptalk、ACES Meet など | SalesforceやHubSpotを使っている | 月額費用がかかる。項目設計を先に決めないと埋まるだけになる |
| 汎用の生成AI | ChatGPT、Claude、Gemini | 自社の型で議事録を作りたい | 録音の受け渡しと貼り付けが手作業で残る |
営業特化型の例では、amptalkは商談の要約やネクストアクションをSFAの項目へ自動で入力し、SFA入力工数を最大70%削減、導入は2,200社超と公表しています（出典：amptalk）。CRMの項目が決まっている会社なら、ここから検討するのが早い選択肢です。
ただし、どのタイプでも「社内用と顧客用を分ける」「消えやすい3つを抜き出す」は、自分で決めて指示する部分です。ツールを入れても、ここが決まっていなければ、要約が増えるだけで次の一手は出てきません。
作った議事録をどこに流すか｜受注に効くのは流し先
議事録は、作った時点ではまだ何も生んでいません。効くのは、次の4つに流したときです。
- 2回目の商談資料：1回目の議事録から2回目の資料の骨子を作る。相手の言葉をそのまま使えるので「前回の話を覚えてくれている」提案になる
- 顧客専用ページ：顧客用の議事録を、資料や動画と一緒に1つのURLに置く。担当者が上司に渡すだけで伝わる（詳しくはデジタルセールスルームとは）
- フォローのメール：合意事項と次回までの宿題を、その日のうちに送る。商談後の追いかけ方は商談後のフォローは「反応」で決めるにまとめた
- CRMとマネージャー：社内用を残す。前職では、商談内容から説明不足などを見つけてマネージャーに知らせ、録画の該当箇所を確認して次回に同席する、という使い方もしていた
支援先のフィンテック企業では、CRM（Zoho）への議事録入力を1商談30分から1分にしました（当社実測）。ただ、同社で受注率が10%から20%になったのは、議事録の時間が減ったからではありません。提案資料や個別のメールまで含めて、商談の内容が次の接点にそのまま使われる流れを作ったからです。浮いた時間を何に使うかの考え方はAIで時間は浮いたのに数字が動かないに書きました。
CRMへ自動で記録する手順そのものは営業がCRMに入力しない前提で設計するで扱っています。
つないだつもりで、流れていなかった｜当社の失敗
当社も、議事録の自動化で失敗しています。
2026年9月1日、商談の録画から議事録を作り、案件ごとの記録と顧客専用ページに反映する流れを自動でつなぎ、稼働を始めました。ところが3日後の点検で、商談録画の経路には、一度もデータが流れていなかったことが分かりました。
原因は2つでした。1つは、予定表を「これからの予定」しか読まない設定になっていて、商談が終わったあとに参加者と案件を突き合わせられなかったこと。もう1つは、議事録を顧客専用ページに載せる工程が、結局は人の手作業に頼っていたことです。エラーは出ていなかったので、点検するまで誰も気づきませんでした。
ここから学んだのは、つないだら、本番の前に模擬の商談を1本通して、最後の流し先まで届くかを確かめることです。議事録が作れたかではなく、2回目の資料や顧客専用ページに載ったかで確かめる。自動化は、作ったところより、流し先の手前で止まりやすいからです。
最初の1件は手で作る｜型が決まってからつなぐ
いきなりツールを入れてつなぐより、次の商談で1件、手で作ってみるほうが失敗しません。
- 商談を録音し、AIに要約と「消えやすい3つ」の抜き出しを別々に頼む
- 社内用と顧客用の2本に分けて書き直す
- 顧客用をお礼のメールで送り、相手の反応を見る
- 10件ほど続けて、毎回自分で直している所を指示に足す
- 直す所がほぼなくなってから、ツールでつなぐ
手で続けているうちに、自社の商談で本当に残すべき項目が見えてきます。そこが決まる前につなぐと、誰も読まない要約が毎日CRMに積み上がるだけになります。
よくある質問
Q. AIの要約は、そのまま顧客に送ってもよいですか？
おすすめしません。要約にはこちらの解釈が混ざりますし、言い換えで相手の意図とずれることがあります。顧客用は、相手が言ったことと合意したことだけで作り、送る前に人が一度読んでください。当社でも、顧客向けの議事録は確認してから出しています。
Q. 録音することを、相手にどう伝えればよいですか？
商談の冒頭で「議事録を正確に作るために録音してもよろしいですか」と一言断るのが基本です。断られたら録音せず、商談後すぐに自分の声でメモを吹き込んで、それをAIに渡す方法もあります。
Q. 社内用と顧客用を2本作ると、手間が倍になりませんか？
AIに作らせるなら、指示を2つ用意するだけなので手間はほぼ変わりません。当社の目安では、顧客向けの議事録もCRM入力も、それぞれ1件1分です。むしろ1本で兼ねると、見立てが顧客向けに混ざらないか毎回確かめる手間のほうが大きくなります。
Q. 議事録AIツールはどれを選べばよいですか？
CRMに何を残したいかで決まります。SalesforceやHubSpotの項目に自動で入れたいなら営業特化型、まず試したいならGoogle MeetやZoomの内蔵機能、自社の型で作り込みたいなら汎用の生成AIです。どれを選んでも、社内用と顧客用を分ける指示と、消えやすい3つの抜き出しは自分で決める必要があります。
Q. 対面の商談でも使えますか？
使えます。スマホで録音して、そのファイルをAIに渡せば同じように作れます。手順はスマホの録音から議事録を作る方法にまとめています。
Q. 議事録をAIで作るだけで、受注率は上がりますか？
議事録を作るだけでは上がりません。上がるのは、議事録を2回目の資料・顧客専用ページ・フォローに流して、相手が社内で説明しやすくなったときです。議事録の自動化は、その流れの入口と考えてください。
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執筆・監修：佐々木 優希（上場企業 営業統括 兼 AI責任者）